L’office manager
Possiamo pensare allo studio professionale come ad un sistema di persone (professionisti, collaboratori, dipendenti), processi (operativi, di supporto e strategici) e conoscenze che produce una serie di prestazioni da proporre al mercato.
Uno dei fattori chiave del successo dello studio è rappresentato dalla capacità di coordinare e armonizzare questi elementi.
Negli studi professionali italiani questa funzione viene normalmente svolta part-time da un professionista, che è però generalmente chiamato a svolgere contemporaneamente altre attività complesse ed impegnative. Deve svolgere il proprio lavoro tecnico, curare la relazione con il cliente, formarsi ed aggiornarsi, alimentare con costanza una rete di relazioni, portare incarichi allo studio. E magari avere anche una vita privata. Tutto questo richiede non solo molto tempo ma anche delle abilità manageriali talvolta trascurate nei piani formativi dei professionisti.
Per garantire efficacia senza rinunciare all’efficienza, lo studio professionale dovrebbe potersi dotare di una figura professionale che abbia tempo, risorse e capacità sufficienti per dedicarsi a coordinare il lavoro degli altri.
Figura che prende il nome di office manager.
Qual è il ruolo dell’office manager?
Allineare le stelle! ossia fare in modo che gli interessi dei clienti, gli interessi dello studio e gli interessi del team e trovino sempre un punto di equilibrio dinamico.
Più operativamente, l’attività dell’office manager dovrebbe comprendere, seconda anche della complessità dello studio:
- la gestione delle attività amministrative,
- la gestione delle persone,
- la pianificazione e coordinamento della produzione,
- la direzione delle attività di marketing,
- la gestione delle situazioni di crisi,
- la gestione dei rapporti con i fornitori.
La funzione più importante è quella di essere punto di riferimento per motivare, ispirare e guidare lo staff di verso obiettivi specifici. Si mette quindi al servizio degli altri per fornire il supporto necessario allo sviluppo delle potenzialità dei singoli e al miglioramento delle performance di ciascuno, per il benessere dello studio nella sua complessità.
